Search:

Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Реферати » Діловодство » Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк­тивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по­рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті*

• службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус­тановами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна­ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії докумен­та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час­тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.


ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

Таблиця

Таблиця —це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані ви­ступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3 


Подібні реферати:

Все про мову ділових паперів

ЗМІСТ Типові мовні звороти організаційних документів ....................................................... ..3 типові мовні звороти розпорядчих документів ............................................................ ..7 Типові мовні звороти довідково-інформаційних документів...................................... ..8 Типові мовні звороти документації з кадрово-контрактових питань ........................ 11 Типові мовні звороти особистих офіційних ...

Документування організаційно-розпорядчої діяльності

1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. 2. Розпорядча документація. Розпорядження. Наказ. 1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. Організаційні документи.Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила. Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію ...

Характеристика

Шмельова Віктора Петровича, учня 11 класу Прилуцької середньої шкоди Чернігівської області, 1973 року народження, українця. Віктор Шмельов протягом навчання в середній школі зарекомендував себе здібним учнем. До навчання ставиться сумлінно, має глибокі і міцні знання з усіх предметів, усебічно розвинений. Багато читає художньої літератури. Особливий інтерес вияв­ляє до театрального мистецтва, очолює шкільний дра­матичний гурток і дуже цим захоплюється. Як член учнівської лекторської групи, Віктор висту­пав перед учнями з ...