Особливості створення документів

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

2.9. Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездо­кументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефо­ну), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту до­кумента може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

1.1. Класифікація документів.

"КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла­сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла­сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: * спосіб фіксації інформації; * зміст; * назва; * вид; * складність; * місце складання; * термін виконання; * походження; * гласність; * юридична сила; * стадія виготовлення; * термін зберігання; * рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до­кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо­тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про­цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не­змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об­робленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон­тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку­менти:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

Подібні реферати:

Документування організаційно-розпорядчої діяльності

1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. 2. Розпорядча документація. Розпорядження. Наказ. 1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. Організаційні документи.Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила. Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію ...

Види документів

Інструкція Інструкція — правовий акт, ство­рюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, тех­нологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а та­кож посадових осіб або громадян. Вона належить до кате­горії організаційних документів, що видаються міністер­ствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання. Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуа­тації різного устаткування ...

Ділові папери

Тема: Ділові папери. Мета: закріпити та узагальнити все відоме студентами про офіційно-ділові документи, його основні ознаки та сфери вживання; навчитися складати такі документи, як план роботи, оголошення, заяву, звіт; прищепили любов до усної народної творчості. Зміст роботи. Жили – були старий зі старою біля самого синього моря. Щоранку дід ходив, як на роботу, у казку. А баба чекала на нього на порозі казкової хатини. Закинув дід свою сіть у казкове (озеро) море. Звично блиснула золотою лускою у сітці казкова рибка. ...