Особливості створення документів
Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).
2.9. Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
1.1. Класифікація документів.
"КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.
Документи класифікують за такими ознаками: * спосіб фіксації інформації; * зміст; * назва; * вид; * складність; * місце складання; * термін виконання; * походження; * гласність; * юридична сила; * стадія виготовлення; * термін зберігання; * рід діяльності та ін.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).
За назвою розрізняють:
• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.
За видами документи поділяють на:
• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:
• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За місцем складання розрізняють такі документи:
• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяють на:
• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
За гласністю документи бувають:
• звичайні,
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфіденційні та ін.
За юридичною силою документи поділяють на такі:
Подібні реферати:
Поняття і завдання діловодства
План Поняття діловодства. Види діловодства. Особливості управлінських документів. 1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів. Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації. Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація ...
Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів
Класифікація документів Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та ...
Службові листи
План Вимоги до тексту та реквізити службових листів. Види службових листів. 1. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів. В основній ...