Search:

Особливості створення документів

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

2.9. Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездо­кументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефо­ну), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту до­кумента може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

1.1. Класифікація документів.

"КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла­сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла­сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: * спосіб фіксації інформації; * зміст; * назва; * вид; * складність; * місце складання; * термін виконання; * походження; * гласність; * юридична сила; * стадія виготовлення; * термін зберігання; * рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до­кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо­тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про­цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не­змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об­робленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон­тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку­менти:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3  4  5  6  7 


Подібні реферати:

Реквізити документів

Вступ. Значна частина управлінських функцій не тільки здійсню­ється за допомогою докумен­тів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначен­ня, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення ро­боти з документами, прискорення їх складання та оформ­лення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 ...

Правила правопису іншомовних прізвищ та географічних назв

літера, знак іншомовні позиція літера, знак українською е Воронеж Пенза Федин Кузнецбв Мицкевич після приголосних е Воронеж Пенза Федін Кузнецов Міцкевич Евдокймов Евгеньев Еланский Енисей Елабуга на початку слова є Євдокимов Євгеньєв Єланський Єнісей Єлабуга Достоевский Бердяев Колгуєв Вересаев після голосних Достоєвський Бердяєв Колгуєв Вересаєв Аркадьев Васильєв ...

Складання й оформлення службових документів

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-ін­формаційні документи. Організаційні документи (статути, положен­ня, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламенту­ють структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідаль­ність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фір­мах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, ...