Search:

Особливості створення документів

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та­кі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від­повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори­гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного до­кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи доку­ментації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін.

1.2. Вимоги до бланків документів.

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): • для службових листів; • загальний (для виготовлення наказів, прото­колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле­но два варіанти розташування реквізи­тів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх­ньому куті (додатки 1,3);

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх­ньої частини аркуша (дод. 2, 4—7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1,3);

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4— 7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві­зити 1—9 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розмі­щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза­лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6—9 державною мовою, а нижче — іно­земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право­руч — іноземною (дод. 4).

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек­візити 1—3, 6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів (дод. 5), розпоряджень, вказі­вок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють рекві­зитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи доку­менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе­ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем­пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38—90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовж­нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа­метром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (рекві­зит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), за­реєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3  4  5  6  7 


Подібні реферати:

Складання та оформлення довідково-інформаційних документів

1. Загальна характеристика документів. Службові записки. 2. Довідки їхні види та правила оформлення. 3. Протоколи, витяг з протоколу. 4. Службові листи. 5. Акти. 6. Телеграми, телефонограми. 1. Загальна характеристика документів. Службові записки Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага. Документи цієї групи ...

Основні вимоги до оформлення документів

1 Уніфікація та стандартизація управлінських документів. 2. Формуляр документів та його основні реквізити. 3. Правила оформлення сторінки. 4. Реквізити адресата. 5. Вид, дата, адресат документа. 6. Мова та стиль документів. 7. Відмітки про узгодження. 8. Засвідчення документа. 9. Проходження документів. 10. Бланк документів. 1. Уніфікація та стандартизація управлінських документів Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових ...

Документи по особовому складу

План Доручення. Розписка. Особові справи. Трудові книжки. 1. Доручення – це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі (підприємству), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій. Доручення бувають: офіційні, особисті. Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх оформляють на спеціальних або загальних бланках формату А4 або А5. Реквізити доручення, ...