Search:

Особливості створення документів

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та­кі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від­повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори­гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного до­кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи доку­ментації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін.

1.2. Вимоги до бланків документів.

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): • для службових листів; • загальний (для виготовлення наказів, прото­колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле­но два варіанти розташування реквізи­тів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх­ньому куті (додатки 1,3);

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх­ньої частини аркуша (дод. 2, 4—7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1,3);

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4— 7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві­зити 1—9 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розмі­щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза­лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6—9 державною мовою, а нижче — іно­земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право­руч — іноземною (дод. 4).

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек­візити 1—3, 6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів (дод. 5), розпоряджень, вказі­вок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють рекві­зитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи доку­менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе­ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем­пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38—90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовж­нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа­метром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (рекві­зит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), за­реєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3  4  5  6  7 


Подібні реферати:

Документування діяльності по кадрах

Зміст Вступ Загальна характеристика документації з кадрових питань Заяви Накази Трудові книжки Особова картка Особовий листок з обліку кадрів Трудова угода Контракт Автобіографія Характеристика Графік відпусток Доручення Розписка Зразки оформлення документів Зразок заяви про прийняття на роботу Зразок наказу щодо особового складу Зразок оформлення автобіографії Зразок оформлення характеристики Зразок оформлення доручення 4. Список літератури Вступ Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною ...

Установчий договір

УСТАНОВЧИЙ ДОГОВІР про створення асоціації 1 .Організації-засновники: 1.1.____________________________________________________________________________ (назва юридичної особи, її представника, _________________________________________________________________________________ повна адреса і розрахунковий рахунок) 1.2.______________________________________________________________________________ (назва юридичної особи, її представника, _________________________________________________________________________________ повна ...

Документування організаційно-розпорядчої діяльності

1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. 2. Розпорядча документація. Розпорядження. Наказ. 1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. Організаційні документи.Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила. Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію ...