Search:

Особливості створення документів

Замість повної назви вищого органу — міністерства чи відомства (реквізит 6) — можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, «Мінхарчопром» замість «Міністерство харчової промисловості»). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, но­мер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до «Поштових правил Міністер­ства зв'язку». Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 — на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

1.3. Вимоги до текстів службових документів.

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридичне бездоганним. Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: * складного тексту; * анкети; * таблиці; * поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основ­ній— рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу прези­дента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу .

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують. У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потріб­не...», «Прошу надати...»;

• від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати... »;

• від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не за­перечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ... ». У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подіють у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, до­відка), використовують форму викладу тексту від третьої особи од­нини чи множини, Наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постій­ну частину тексту виготовляють друкарським способом або за до­помогою ПК (друкарської машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Горизонтальні та вертикальні лінійки, які розмежовують рядки таблиці, а також лінії, що обмежують таблицю зліва, справа і знизу можна не робити, якщо це не ускладнює користування таблицею) Таблицю розташовують безпосередньо після тексту, в якому пре неї згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в межах розділу, крім тих, ще наводять у додатках. Номер таблиці складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, Таблиця 4.2 — друга таблиця четвертого розділу.

Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (перша літера назви — велика) й розташовують угорі. Назва має бути короткою. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або переносять на наступну сторінку, і повторюючи її головку та боковик. Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3  4  5  6  7 


Подібні реферати:

Правила правопису іншомовних прізвищ та географічних назв

літера, знак іншомовні позиція літера, знак українською е Воронеж Пенза Федин Кузнецбв Мицкевич після приголосних е Воронеж Пенза Федін Кузнецов Міцкевич Евдокймов Евгеньев Еланский Енисей Елабуга на початку слова є Євдокимов Євгеньєв Єланський Єнісей Єлабуга Достоевский Бердяев Колгуєв Вересаев після голосних Достоєвський Бердяєв Колгуєв Вересаєв Аркадьев Васильєв ...

Порядок оформлення платіжної відомості

Реквізити документів. Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення. Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називаються його реквізитами*. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції ...

Правопис закінчень іменників, власних і загальних імен у кличній формі та звертаннях

Іменники чоловічого року ІІ відміни в кличній формі закінчуються на –у (-ю), -е. Іменники твердої групи з суфіксами –ик, -ок, -к(о) та деякі мішаної групи з основою на шиплячий (крім ж) мають закінчення – у: батьку, синку. Іменник м’якої групи мають закінчення –ю: кобзарю, Костю, секретарю. Іменники чоловічого і жіночого роду І відміни та іменники жіночого роду ІІІ відміни в кличній формі закінчуються на –о (тверда група), -е, -є, -ю: дівчино, Миколо. Іменники І відміни м’якої та мішаної груп, а також іменники ІІ відміни ...