Особливості створення документів

Слово «таблиця _____» зазначають один раз зліва над першою частиною таблиці; над іншими частинами пишуть так: «продовження таблиці ______» із зазначенням її номера.

Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки — з малої, якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й підзаголовки граф зазначають в однині; крапку в кінці не ставлять.

Розділ ІІ. Складання та оформлення службових документів.

2.1. Складання документів.

4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватись папір фор­матів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках устано­ви. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;

• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовж­нього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

• бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менше як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та доку­менти, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. 3 метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладе­ну стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інфор­мацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор­мації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в орга­нізаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор­мації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показ­ники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть одна­ковою мірою всі ці особи.

2.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок розміщення (додатки 9, 10); найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазна­чається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11).

Подібні реферати:

Загальні вимоги до організації діловодства в установі

План Функції канцелярії установи. Завдання служби діловодства. Організація праці персоналу служби діловодства. 1. Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією. В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи. В ЄДСД міститься Типове положення про канцелярію, в якому визначаються основні завдання і функції канцелярії, права і обов’язки працівників. Основні функції канцелярії установи: прийом, реєстрація, розподіл документів і ...

Коротка історія книги

1. Коротка історія книги Книга – одне з найбільших чудес, створеною людиною. З тих пір, як люди навчилися писати, свою всю мудрість вони довірили книгам. Книги відкривають нам світ, допомагають уявити минуле, заглянути в майбутнє. Шлях розвитку книги був довгим і складним. Який тільки матеріал не використовували люди для виготовлення книжок: глину, листя та кору дерева, шкіру тварин, бамбук, папірус, шовк. Перші паперові книги з'явилися в Європі в ХІІІ ст. Їх довгий час писали від руки. Одна книга виготовлялася 5-7 ...

Телеграма

ТЕЛЕГРАМА Київ К-42 Київський державний університет ПРОРЕКТОРОВІ ПРОСИМО ВЗЯТИ УЧАСТЬ КОНФЕРЕНЦІЇ 14-18 ЛИСТОПАДА ПРОФЕСОРА ВЇННИКА ЗАПРОШЕННЯ ВИСЛАНЕ ПОШТОЮ ОРГКОМІТЕТ ПРОРЕКТОР БОЙКО Донецьк 48 Університетська вул. 77 Донецький державний університет Оргкомітет ...