Особливості створення документів

Слово «таблиця _____» зазначають один раз зліва над першою частиною таблиці; над іншими частинами пишуть так: «продовження таблиці ______» із зазначенням її номера.

Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки — з малої, якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й підзаголовки граф зазначають в однині; крапку в кінці не ставлять.

Розділ ІІ. Складання та оформлення службових документів.

2.1. Складання документів.

4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватись папір фор­матів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках устано­ви. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;

• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовж­нього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

• бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менше як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та доку­менти, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. 3 метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладе­ну стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інфор­мацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор­мації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в орга­нізаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор­мації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показ­ники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть одна­ковою мірою всі ці особи.

2.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок розміщення (додатки 9, 10); найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазна­чається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11).

Подібні реферати:

Розмови по телефону

1.Функцінальне призначення розмови по телефону як форми спілкування 2.Рекомендації щодо технології спілкування по телефону 1.З метою засвоєння даної форми спілкування менеджер повинен проаналізувати психологічні аспекти інформаційного процесу в частині зворотного зв’язку: 1.Утилітарний ефект – передається інформація необхідна працівнику для виконання завдання. Тут не доречні питання абстрактного характеру, а лише конкретизація: що, де, коли і для чого 2.Престижний: інформація повинна прямо або опосередковано підтримувати ...

Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції

План Які є правила оформлення ділової кореспонденції. Що входить до обов’язкових реквізитів спеціального бланка. Які вставні слова пом’якшують тон спілкування. Література: Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”. С.В.Глущак, О.В.Дияк, С.В.Шевчук “Сучасні ділові папери”. А.В.Фельзер, М.А.Миссерман “Делопроизводство, справочное пособие”. 1. Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора ...

Ділові папери

Тема: Ділові папери. Мета: закріпити та узагальнити все відоме студентами про офіційно-ділові документи, його основні ознаки та сфери вживання; навчитися складати такі документи, як план роботи, оголошення, заяву, звіт; прищепили любов до усної народної творчості. Зміст роботи. Жили – були старий зі старою біля самого синього моря. Щоранку дід ходив, як на роботу, у казку. А баба чекала на нього на порозі казкової хатини. Закинув дід свою сіть у казкове (озеро) море. Звично блиснула золотою лускою у сітці казкова рибка. ...