Search:

Особливості створення документів

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменуван­ня розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту доку­мента. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". На­приклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експерт­ної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заго­ловка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

2.3. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

• додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для кон­кретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства освіти України

20.04.97 № 15

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприк­лад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структур­них підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

• якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх не­обхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 2 квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на 3 квартал 1997 р. на 2 арк. в 1 прим.;

• якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.97 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

• якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

• при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;

• якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток:- на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

2.4. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки виз­начається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - ке­рівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпо­середньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціа­лізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3  4  5  6  7 


Подібні реферати:

Стилі сучасної української літературної мови

1. Стилі сучасної української літературної мови. Стильові риси і мовні засоби, функція, сфера спілкування та жанри реалізації. Стиль (від латин. Stilus – паличка для письма). Сталь літературної мови – різновид мови (її функціонувальна підсистема), що характеризується відбором таких засобів із багатоманітних мовних ресурсів, які найліпше відповідають завданням спілкування між людьми в даних умовах. Це своєрідне мистецтво добору й ефективного використання системи мовних засобів із певною метою в конкретних умовах й ...

Етикет ділового листування

УСТАНОВЧИЙ ДОГОВІР про створення на пайових засадах комерційного банку м. Київ ''__''________19__р. 1. У часники договору: 1.1.___________________________________________________________________________, (повна назва юридичної особи) у подальшому назване __________________________________________________________ , (скорочена назва) в особі ________________________________________________________________________. (представник) 1.2.___________________________________________________________________________, ...

Коротка історія книги

1. Коротка історія книги Книга – одне з найбільших чудес, створеною людиною. З тих пір, як люди навчилися писати, свою всю мудрість вони довірили книгам. Книги відкривають нам світ, допомагають уявити минуле, заглянути в майбутнє. Шлях розвитку книги був довгим і складним. Який тільки матеріал не використовували люди для виготовлення книжок: глину, листя та кору дерева, шкіру тварин, бамбук, папірус, шовк. Перші паперові книги з'явилися в Європі в ХІІІ ст. Їх довгий час писали від руки. Одна книга виготовлялася 5-7 ...