Search:

Особливості проведення нарад

Реферати » Менеджмент » Особливості проведення нарад

Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.

Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:

заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;

запрошувати на нараду тільки тих, хто зв'язаний з обговорюваною проблемою;

стежити за дотриманням регламенту наради: 5—7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;

говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.

У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем керівник не повинен:

вести телефонні переговори;

чи переглядати підписувати які-небудь документи;

коментувати й оцінювати виступу учасників наради;

висловлювати свою точку зору по обговорюваній проблемі на початку наради;

застосовувати негативні формулювання (типу "нас не зрозуміють"). Перераховані рекомендації націлені на створення атмосфери щирого висловлення своєї точки зору учасниками наради.

Для підвищення ефективності нарад їх варто проводити методом "мозкової атаки" (автор методу Алекс Осборн). Їхнім організаторам необхідно враховувати наступне:

на нараді, проведеній методом "мозкової атаки", забороняється критика виступаючих у будь-якому вигляді;

слово для виступу на нараді учасники одержують у послідовності, зворотній субординації (першим виступає учасник наради, що займає нижчу ступінь в управлінській ієрархії);

учасники наради сидять поруч, а не навпроти один одного;

стимулюється генерація ідей, навіть самих фантастичних. Цей метод проведення нарад застосовується, коли складається надзвичайна, "позаштатна" ситуація, і немає варіантів її рішення. Завдяки цьому методу створюється обстановка, у якій учасники наради не бояться висловлювати самі дикі, фантастичні ідеї.

Щодо підготовки самого керівника до наради, то насамперед потрібно подумати про те, яку мету ви як керівник ставите, проводячи конкретну нараду. Ціль наради - це опис необхідного результату, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти цілей: попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для ухвалення рішення, ухвалення рішення по питанню й ін.). Тема наради - це предмет обговорення. Ніж більш точно й у потрібному напрямку сформульований предмет обговорення, тим більше шансів одержати потрібний результат.

Тема повинна бути сформульована так, щоб зацікавити кожного учасника наради. Кожний повинний знати, що він вносить свій внесок у рішення загальної задачі. Теми стають цікавими, коли вони сформульовані конкретно.

Виносити на обговорення потрібно тільки ті питання, що не удається вирішити в робочому порядку. повістка наради - це письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і, що включає в себе наступну інформацію:


- тема наради;
- ціль наради;
- перелік обговорюваних питань;
- час початку і закінчення наради;
- місце, де воно буде проходити;
- прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань;
- час, відведений на кожне питання;
- місця і час, де можна ознайомитися з матеріалом по кожному питанню.


Заздалегідь розіслана (у крайньому випадку - оголошена), добре продумана повістка наради дає можливість учасникам краще підготуватися і, отже, підвищити їхню віддачу на самій нараді (а керівнику - вимагати таку віддачу).

Краще, якщо час нарад визначений розпорядком, встановленим в організації (відділі). Позапланові наради вибивають з ритму, знижують культуру ділового спілкування, позбавляють керівника можливості планувати свій робочий час і розпоряджатися їм, зриваючи заплановані зустрічі і справи.

Тривалість наради не повинна перевищувати півтора - двох годин (більше двох годин безупинної роботи більшості учасників по чисто фізіологічних причинах стають байдужими до питань, що розглядаються).

Оптимальне число учасників спільних обговорень - 5-7 чоловік. Збільшення кількості запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (чи віддачі) присутніх, одночасно продовжуючи нараду. Тому доцільно кількість запрошених звести до мінімуму.

Найкраще, коли при різнорідній повістці наради склад його учасників є перемінним: обличчям, чиї питання обговорені, дозволяється залишати нарада, а інші учасники, чиє питання розглядається не першим, запрошуються на відповідне час.

Деяких співробітників можна замість запрошення про усякий випадок попросити знаходитися на своєму робочому місці невідлучно в зазначений інтервал часу, щоб при необхідності викликати чи одержати довідку по телефону.

Перейти на сторінку номер:
 1  2  3 


Подібні реферати:

Особливості проведення нарад

Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності. Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно: заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний; запрошувати на нараду тільки тих, хто зв'язаний з обговорюваною проблемою; стежити за дотриманням регламенту наради: 5—7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не ...

Теоретичні основи мотивації

План лекції Поняття і сутність мотивації. Змістовні теорії мотивації. Процесні теорії мотивації. Поняття і сутність мотивації Привести у дію організовану систему для отримання необхідного результату можливо лише шляхом певного впливу на неї управляючого органу або особи. Необхідні певні інструменти впливу на елементи системи, щоб вона почала своє функціонування. Одним із таких інструментів є мотивація. Для того, щоб ефективно рухатися назустріч меті, керівник має не тільки спланувати і організовувати роботу, але й примусити ...

Актуальні проблеми менеджменту

Зміст : 1. Умови успіху при здійсненні змін в організації. Причини опору змінам на вітчизняних підприємствах і методи його подолання. 2. Дослідіть схему планування робочого часу менеджера із застосуванням методу «Альпи», принципів Паретто та Ейзенхауера. 3. Проаналізуйте можливість залучення працівників до прийняття рішень в умовах України. Екстраполюйте ці можливості на організацію, де працюєте. 4. Використана література. 1. В умовах стрімкого розвитку техніки й технології виробництва, динамічних змін, споживчих ...